Bản Mô Tả Công Việc Là Gì? Cách Xây Dựng Bảng Mô Tả Công Việc

Bản mô tả công việc là một phần rất quan trọng giúp ứng viên có thể xác định bản thân có phù hợp với vị trí công việc đó hay không. Vậy bản mô tả công việc là gì? (hay JD là gì?) Làm thế nào để xây dựng một bản mô tả công việc hoàn chỉnh? Hãy cùng Lê Ánh HR theo dõi bài viết sau để biết thêm thông tin nhé.

1. Bản Mô Tả Công Việc Là Gì?

Bản mô tả công việc (Tiếng Anh là Job Description - viết tắt JD) được hiểu đơn giản là một văn bản dùng để mô tả những công việc mà người được tuyển dụng cần phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.

Ngoài ra thì bản mô tả công việc còn cung cấp cho người được tuyển dụng những yêu cầu cụ thể về năng lực và điều kiện liên quan đến vị trí công việc ấy.

2. Mục Đích Của Bản Mô Tả Công Việc Là Gì?

Bản mô tả công việc được sử dụng nhằm mục đích cung cấp những thông tin tóm tắt về bản chất chức năng, các yêu cầu và nhiệm vụ của một vị trí công việc.

Xây dựng bản mô tả công việc nhằm đưa ra những chỉ dẫn cụ thể cho các cấp quản lý và cho người lao động trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp đó.

3. Tầm Quan Trọng Của Bản Mô Tả Công Việc

- Bản mô tả công việc được sử dụng phổ biến nhất trong công tác tuyển dụng, nó có vai trò giúp ứng viên nắm bắt được những tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn cho vị trí công việc mà doanh nghiệp đưa ra. Bên cạnh đó, nó cũng giúp ứng viên định hướng, xác định xem bản thân có phù hợp với công việc đó hay không.

- Đối với công tác định hướng nhân sự thì bản mô tả công việc giúp nhân viên hiểu được kỳ vọng của doanh nghiệp dành cho họ và cũng giúp họ có nhận thức rõ ràng về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của bản thân đối với công việc, từ đó cố gắng, nỗ lực để hoàn thành tốt công việc được giao.

- Đối với việc quản trị thành tích, bản mô tả công việc có vai trò như một khung tham chiếu giúp người quản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên một cách rõ ràng và cũng là cơ sở giúp ban lãnh đạo xây dựng hệ thống đãi ngộ hợp lý.

- Đối với những doanh nghiệp mới thành lập hoặc khi xuất hiện những đầu công việc mới thì bản mô tả công việc càng đóng vai trò quan trọng và bắt buộc hơn hết.

4. Quy Định Về Bản Mô Tả Công Việc

- Chuẩn hóa vị trí, chức danh: BMTCV cần xác định được các vị trí công việc trong Doanh nghiệp một cách rõ ràng, chính xác tránh việc trùng lặp, chồng chéo giữa các vị trí để dẫn đến sự phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm không rõ ràng.

+ Cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp

+ Chức danh, vị trí:

- Mục tiêu công việc: BMTCV phải xác định rõ ràng mục tiêu của từng vị trí công việc, căn cứ theo các chức năng chính mà vị trí đó đảm nhận để xác định được mục tiêu công việc phù hợp.

- Chức năng và nhiệm vụ: BMTCV phải chỉ rõ ra chức năng và nhiệm vụ của mỗi vị trí công việc. Nhiệm vụ được mô tả với các hành động cụ thể (trả lời cho câu hỏi “làm gì?”), đảm bảo sát với thực tế. Tuy nhiên, BMTCV cũng không nên mô tả một cách quá chi tiết hoặc quá dư thừa thông tin, tránh cho người lao động hoang mang, không xác định được công việc chủ yếu mà họ phải làm.

- Quyền hạn và trách nhiệm: Hai nguyên tắc này sẽ đi kèm với chức năng và nhiệm vụ của vị trí công việc. BMTCV cần phải chỉ rõ cho người lao động biết quyền hạn mà họ nhận được cũng như trách nhiệm mà họ phải đảm nhận.

- Yêu cầu về năng lực: Ở mỗi vị trí công việc khác nhau, BMTCV phải chỉ ra những yêu cầu về năng lực cho người lao động bao gồm: trình độ học vấn, chuyên môn, kiến thức chuyên ngành, kỹ năng, thái độ. Đây là những yêu cầu năng lực ở mức tối thiểu mà DN dành cho người lao động đối với vị trí để thực hiện các nhiệm vụ đã nếu, chứ không phải là mô tả năng lực cá nhân thực tế của người lao động tại công ty.

Xem thêm: Phân tích công việc trước khi thiết lập bảng mô tả

5. Cách Xây Dựng Bản Mô Tả Công Việc

5.1. Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc

- Mục tiêu công việc

Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: "Vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?” Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận.

Ví dụ, đối với Trưởng phòng nhân sự có chức năng đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là "Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông quan việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu quẩn lý và hiệu quả nhất”

- Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận. Để thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủy yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.

Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình. Mô tả "làm cái gì" chứ không mô tả "làm thế nào"

Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng. Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thể phát sinh khi thực hiện công việc.

Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc. Đây là những tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây.

- Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó.

Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định. Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ.

- Những yêu cầu về năng lực cần thiết

Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của cá nhân thực tế tại công ty. Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ.

Ngoài ra còn một số nguyên tắc khác:

- Chỉ tập trung vào những nội dung liên quan đến công việc

- Sử dụng ngôn từ rõ ràng, khoa học, dễ hiểu

- Sắp xếp các nhiệm vụ theo một thứ tự ưu tiên hợp lý

- Đưa ra những kỳ vọng hợp lý đối với công việc

Như vậy, để viết một bản mô tả công việc tốt sẽ cần nhiều thông tin hơn so với một danh sách các công việc thường làm của một vị trí. Hệ thống các bản mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản, chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực trong quản lý nhân sự và quản lý hoạt động của doanh nghiệp.

Xem thêm: Quản lý nhân sự là gì? Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

5.2. Bản mô tả công việc gồm những nội dung gì?

- Thông tin chung về công việc: Chức vụ công việc, bộ phận trực thuộc, địa điểm làm việc cùng với các mối quan hệ (cấp trên và cấp dưới).

- Mục đích công việc: Đây là mô tả khái quát những yêu cầu cơ bản cũng như chức năng chính của công việc.

- Các nhiệm vụ chính: Đây là những hoạt động chính mà người lao động phải thực hiện với một tần suất/chu kỳ nhất định để đạt được kết quả đầu ra cho công việc phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

- Quyền hạn công việc: Ở mục này sẽ nêu ra những quyền cụ thể của người lao động trong quá trình làm việc như được hưởng đầy đủ các chế độ phúc lợi, bảo hiểm, quyền được sử dụng trang thiết bị máy móc phục vụ công việc,...

- Điều kiện làm việc: Bao gồm các yếu tố về môi trường làm việc, phương tiện di chuyển và giờ giấc làm việc.

- Tiêu chuẩn làm việc: Là các tiêu chí về năng lực cần thiết tối thiểu mà người lao động phải đáp ứng để đảm bảo thực hiện công việc, bao gồm: Kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ,...

Tham khảo: Lộ Trình Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu

5.3. Cấu trúc của bản mô tả công việc

Dưới đây Lê Ánh HR sẽ chia sẻ cấu trúc mẫu mô tả công việc để mà chúng tôi cho là đầy đủ các thông tin cơ bản cần thiết. Tham khảo để áp dụng vào thức tế công việc nhé!

- Tiêu đề

• Tên tiêu đề cần rõ ràng, khiến cho người đọc mường tượng được về vai trò của vị trí.
• Tiêu đề ngắn gọn (nhất có thể) và tối ưu cho công cụ tìm kiếm.

- Vai trò của vị trí

• Giới thiệu qua về công ty, môi trường làm việc.
• Mục tiêu của vị trí đang tuyển.
• Điều mà nhà tuyển dụng kì vọng ở ứng viên.

- Các nhiệm vụ chính

• Liệt kê các nhiệm vụ mà nhân viên mới sẽ đảm nhận tại vị trí. Không nên quá lo về độ dài, khoảng 6 - 12 gạch đầu dòng là ổn.
• Nên đưa các nhiệm vụ theo đơn vị từng tuần/ngày/tháng để ứng viên có thể tự đo lường và cân nhắc.

- Yêu cầu

• Phần này sẽ đưa cho ứng viên một cái nhìn tổng thể về việc "Như thế nào thì phù hợp?" Có thể đó là yêu cầu về số năm kinh nghiệm, yêu cầu về những kỹ năng chuyên môn đặc biệt, yêu cầu về giới tính, độ tuổi, chiều cao, cân nặng, …
• Đừng quá lo lằng rằng việc đưa ra quá nhiều yêu cầu sẽ khiến cho ứng viên lo sợ mà không ứng tuyển. Khi đó, bạn có thể chắc chắn rằng những người ứng tuyển sẽ là những người phù hợp.
• Quan trọng không phải là cố gắng hạn chế số yêu cầu, quan trọng là bạn liệt kê chúng vừa đủ, và ở mức thỏa hiệp được.

- Quyền lợi của nhân viên

• Lương, thưởng, đãi ngộ.
• Các chế độ đóng bảo hiểm, phúc lợi khác của nhân viên.
• Cơ hội học tập, huấn luyện.
• …

Bạn luôn phải đặt câu hỏi trong đầu để tìm hiểu xem kỳ vọng của ứng viên về vị trí này là gì. Nếu vị trí không có mức lương quá hấp dẫn, điều gì sẽ thu hút ứng viên? Nếu có lương tốt thì môi trường làm việc có thúc đẩy sự tiến bộ không? Cơ hội thăng tiến của nhân viên là như thế nào? ... Rất nhiều câu hỏi để bạn tìm ra câu trả lời.

- Phần kết – Quy trình tuyển dụng

Sau khi trình bày đủ thông tin việc làm, sẽ chuyên nghiệp hơn khi bạn nêu rõ quy trình tuyển dụng của công ty với vị trí đang đăng tuyển:

• Nêu rõ từng bước / từng vòng đăng tuyển.
• Hình thức phỏng vấn Online hay Offline?
• Địa chỉ, thời gian diễn ra từng vòng.
• Phương thức liên lạc: Email / Điện thoại / …
• …

Tùy theo yêu cầu riêng của từng vị trí hay doanh nghiệp, nhà tuyển dụng có thể thêm, sửa chi tiết khác so với cấu trúc bảng mẫu mô tả công việc phía trên.

5.4. Quy trình xây dựng bản mô tả công việc (6 bước)

Quy trình xây dựng bản mô tả công việc

Quy trình xây dựng bản mô tả công việc bao gồm 6 bước, các bạn theo dõi trong bài viết dưới đây của Lê Ánh HR nhé!

Bước 1: Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của Doanh Nghiệp 

Xem chi tiết trong bài viết: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Bước 2: Xác định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận

Bước 3: Xác định các nhiệm vụ của vị trí công việc

Bước 4: Thu thập các thông tin liên quan đến vị trí công việc

Xem chi tiết: Các phương pháp thu thập thông tin liên quan đến vị trí công việc

Bước 5: Tổng hợp thông tin để tạo lập Bản mô tả công việc

Bước 6: Phê duyệt, ban hành áp dụng chính thức.

5.5. Cách xây dựng bản mô tả công việc dành cho dân tuyển dụng

Bản mô tả công việc chính là thước đo cho mọi giá trị của công việc mà doanh nghiệp mà bạn đang muốn tuyển dụng. Nếu xây dựng được một bản mô tả công việc chuyên nghiệp ngay từ đầu, thì nó sẽ mang đến nhiều gia trị hữu ích trong việc đánh giá năng lực của nhân viên đó trong suốt quá trình làm việc. Đặc biệt sẽ là cơ sở để xây dựng KPI. 

Xem thêm: kPI Là Gì? Cách Xây Dựng KPI Cho Các Bộ Phận

Dưới đây Lê Ánh HR sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể để bạn đọc có thể hình dung dễ trong việc trình bày những nội dung quan trọng trong bản mô tả công việc

Thông tin công việc

Ở phần này người lập bản mô tả công việc cần cung cấp đầy đủ thông tin về chức danh công việc, vị trí làm việc này thuộc bộ phận nào trong tổ chức và sẽ làm trực tiếp sưới sự quản lý của ai và đặc biệt phải có đầy đủ thông tin về địa chỉ làm việc

Mục đích công việc

Đây chính là phần thể hiện rõ vai trò của ví trí cần tuyển dụng tại tổ chức. Nó được coi là mục tóm tắt về mục tiêu cuối cùng nhân viên tại vị trí tuyển dụng cần đạt được là gì

Nhiệm vụ và quyền hạn

Tại phần này là quan trọng nhất trong bản mô tả công việc, thể hiện tất cả mọi nhiệm vụ và quyền hạn của người lao động tại vị trí được tuyển dụng. Nó tương tự như yêu cầu công việc. Tuy nhiên trong bản mô tả nên nêu rõ quyền hạn của người lao động đến đâu.

Thông thường tại mục này sẽ thể hiện cấp 4 là cấp cao nhất. Số 1 thể hiện quyền hạn thấp nhất và tương tự như vậy số 4 sẽ có quyền hạn cao nhất tại vị trí tuyển dụng.

Mối quan hệ trong quá trình làm việc

Mục này sẽ nêu rõ các mối quan hệ của người lao động tại vị trí tuyển dụng trong và ngoài tổ chức. Để ứng viên nhận định được mình sẽ làm việc với nhưng ai, cấp trên của mình là ai. Các đơn vị, tổ chức sẽ làm việc trực tiếp với mình trong suốt quá trình làm việc

Công cụ, phương tiện và điều kiện làm việc

Đây không phải là mục bắt buộc phải có trong bản mô tả công việc, thông thường nhưng công việc liên quan đến kỹ thuật mới cần nên mục này

Yêu cầu về nhân sự của chức danh công việc

Đây sẽ là mục thể hiện nhưng yêu cầu tối thiểu về trình độ, thể lực cần có để người lao động có thể làm việc. Tại mục này thường sẽ có đủ các danh mục về yêu cầu trình độ, tuổi tác, kỹ năng,...

6. Ví Dụ Về Bản Mô Tả Công Việc

6.1. Mẫu mô tả công việc nhân viên kinh doanh

6.2. Mô tả công việc nhân viên bán hàng

6.3. Mẫu mô tả công việc Telesales

Nhân viên Telesale là người gọi điện cho khách hàng tiềm năng, tư vấn giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của Công ty.

Tham khảo thêm một số mẫu mô tả công việc dưới đây:

- Mô tả công việc trợ lý giám đốc

- Mô Tả Công Việc Nhân Viên Mua Hàng

- Mô Tả Công Việc Chuyên Viên C&B

- Mô Tả Công Việc HRBP

- Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu

- Mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự

- Mô tả công việc của chuyên viên đào tạo tuyển dụng

- Mô tả công việc kế toán tổng hợp

- Mô tả công việc hành chính nhân sự

Trên đây là tất tần tật các thông tin liên quan đến bản mô tả công việc mà Lê Ánh HR muốn chia sẻ đến các bạn. Cảm ơn các bạn đã chú ý theo dõi bài viết, rất hy vọng bài viết cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Xin chúc các bạn nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong cuộc sống.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM